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Was ist eine Hybrid-Konferenz?


 
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Tipps  08.10.2021

Was ist ein Hybrid-Event?

Virtuelle Events haben wir in der Pandemie gelernt. Nun kann man sich langsam wieder treffen, doch die Teilnehmer von Konferenzen haben auch gelernt, dass es anders geht. Hier ist eine FAQ zu Hybridveranstaltungen!

Virtuelle Konferenzen haben ihre Vorteile, reale genauso. Besucher haben das schätzen gelernt und fordern beides. Es geht also 'hybrid' weiter, was durchaus auch aus Anbieter- und Sponsorensicht Nutzen stiftet. Aber auch Fragen aufwirft, die diese FAQ angeht.

Was sind virtuelle Veranstaltungen überhaupt? Grundsätzlich geht es um die Verbindung von realen Treffen an einem Ort und einem Event ähnlich einer Videokoferenz, die online stattfindet. Wo man die Grenzen zieht, ist eher fließend, aber zumindest bedeutet hybrid, dass Interaktion über die Grenzen von real und virtuell stattfindet und das alles live ist. Die große Frage in der Planung ist dabei, wer real vor Ort ist und wer virtuell - eine Grenze könnte hier 'Vortragende real, Teilnehmer virtuell' sein, doch jede Mischung kann machbar sein - mit entsprechendem Mehraufwand in Technik und Verwaltung.



Veranstaltung als Vollhybrid machen?
Vollhybrid bedeutet, dass eine komplette Veranstaltung Live vor Ort wie auch Live im Internet stattfindet, miteinander vernetzt ist und Referenten wie auch Besucher gleichwertig in beiden Welten teilnehmen können. Das ist 'Worst Case' und 'Best Case' gleichzeitig, weil es den Aufwand und Nutzen gleichzeitig maximiert.

Wann macht das Sinn? Die Grundfrage ist, ob jeder einzelne Teil (on location und virtuell) alleine schon Sinn machen. Nur dann wäre auch die Kombination 'vollhybrid' überhaupt machbar. Für alle anderen Fälle ist eine hybrid-Variante zu wählen, die den Notwendigkeiten oder den Vorteilen entsprechend gemacht wird, aber nicht 'voll' in beiden Welten aktiv ist.


Der Vorteil virtueller digitaler Angebote ist insbesondere auch nach der Pandemie noch zweckmäßig, eigentlich schon vorher überfällig gewesen. Angebote im Internet überwinden geografische Distanzen, zeitliche Limits und erlauben auch in der Größe von Events neue Schranken - es ist dann fast egal, ob 10 oder 1000 Besucher kommen. Auch auf Referentenseite gibt es die Möglichkeit durch Zuschaltung an Experten zu kommen, die nie real an den Veranstaltungsort reisen könnten - oder dafür leistbar wären. Neben gesundheitlichen Bedenken sind auch Budgets für Reisekosten, Kapazitätsgrenzen etc. ein guter Grund, den digitalen Weg zu Menschen zu wählen.

Trotzdem reale Treffen zu ermöglichen macht auch Sinn, wo Incentives Teil des Events sind (Firmen-Ausflug, das gemeinsame Essen, ...), man wird diesen Bereich nicht eliminieren, obwohl das Internet so viele Möglichkeiten bietet. Deshalb ist das 'hybride' Denken in Zukunft kaum los zu werden. Das Argument, der Umwelt damit etwas Gutes zu tun, kommt obendrein noch dazu - erst durch das Onlineangebot wird ein Produkt für Klimafreundliche erst möglich und der CO2-Abdruck der Veranstaltung mit Optionen für das Publikum in deren Hände gelegt. Gleichzeitig schafft man Mehrwert auch für Besucher vor Ort, weil die Technik sich auch dort durch verbesserte Möglichkeiten der Partizipation, Visualisierung und Präsentation bemerkbar machen wird.

Neue Möglichkeiten online
Viele Sprechen von den Hürden, die durch das Internet entstehen. Andere werden jedoch abgebrochen. So sind erstmals alle Arten von Einspielern in Videoform jetzt kein Medienbruch mehr. Voraufgezeichnete Beiträge sind harmonisch in eine Konferenz zu holen, was früher zu einem gemeinsamen Videoansehen herabgestuft worden wäre. Das macht es möglich, eine gemeinsame Exkursion zu einer interessanten Location zu machen, ein Experiment als Einspieler in die Diskussion zu bringen und viel mehr. 'Maz ab...' gehört heute dazu und erweitert die Möglichkeiten einer Konferenz virtuell enorm.

Was allerdings damit einher geht ist, dass Besucher es bald nicht mehr akzeptieren werden, vorgelesene Powerpoint-Folien vorgesetzt zu bekommen. Entertainment und professionelle Visualisierung gehört in einer solchen Welt zur Grundvoraussetzung. Und Veranstalter werden immer mehr zum Produzenten multimedialer Erlebnisse.

Tripple hat ein Info-Paket zum Download bereit gestellt, um Veranstaltern und Referenzen Checklisten und Tipps zu geben. Es kann kostenlos unter konferenz-d.kurzlink.com abgerufen werden.


Vollhybride Veranstaltungen sind dabei auch vor Ort im Vorteil, da der Kanal ins Internet neue Besuchergruppen anspricht, die 'alten' Kunden aber kaum kanibalisiert. Zumindest hat sich aber gezeigt, dass der reale Anteil einer Konferenz durch digitale Angebote normalerweise nicht zurückgeht, der elektronische aber noch dazu kommt. Abseits der Effekte von Corona ist der virtuelle Anteil also eigentlich ein zusätzliches, neues Geschäftsmodell. Aktuell ist es der Weg, auch ohne Präsenz überleben zu können.



Dabei muss ein digitales Event natürlich auch getrennt beworben werden, um seine Voteile im Marketing voll ausschöpfen zu können. Es ist kein zusätzliches Angebot an bestehende Besucher sondern ein Grund für neue, auf den Zug aufzuspringen - zumindest primär. Und beide Gruppen müssen gleichwertig behandelt werden. Auch während der Veranstaltung, keine der beiden Gruppen darf Nachteile im Konsum und Interaktion haben. Jede Entscheidung muss beide Bereiche der Konferenz im Auge behalten - wenn man den Veranstaltungsraum wählt, braucht es dort etwa auch alle Möglichkeiten und Ressourcen für die Ausspielung ins Internet und Gäste vor Ort müssen ihre Reaktionen und Interaktionen auch ins Netz senden können.

Herausforerung: Beteiligung
Die große Herausforderung für die Veranstalter im virtuellen Raum ist es, die Zuseher zu beteiligen. Sobald diese in die Lean-Back-Haltung gehen und nur passiv konsumieren, entsteht keine Kommunikation mehr und der Nutzen für Partner und Sponsoren wird geringer. Es braucht starke Werkzeuge, die eine Zweiwegkommunikation mit Bühne und Partnern möglich macht, Netzwerken erlaubt und vielleicht sogar den einen oder anderen Termin unter den Menschen möglich macht. Hier ist Hirnschmalz und Ideenreichtum gefragt.


Um die persönlichen Kontakte und die Verbindung der beiden Welten nicht zu kurz kommen zu lassen, haben sich auch eigene Formate als Vorteilhaft erwiesen. Etwa eine Session in einem Break-Out-Room mit den Vortragenden eines Beitrags, wo sich Kleingruppen dann intensiver online besprechen können - also eine Art Zoom-Treffen gleich nach der Präsentation auf der Hauptbühne, um Fragen stellen zu können. Und auch Networking-Möglichkeiten an realen Orten nach der Konferenz. Ein Frühstücksgespräch mit Referenzen, zu dem alle Besucher sich anmelden können ist da genauso zielführend wie Follow-Up-Kurzbeiträge an verschiedenen Orten mit viel Gesprächsmöglichkeiten.

Auch das könnte übrigens eine 'hybrid'-Variante sein, wo man die eigentliche Konferenz vurtualisiert und die Kontaktmöglichkeit in den Anschluss verlegt - also Messe- und Networking-Möglichkeiten zB. am Tag drauf komprimiert bietet. In den USA gibt es auch erfolgreiche Initiativen, die Bühne digital zu gestalten und die Konferenz trotzdem real zu machen - da wird dann die virtuelle Bühne etwa in Kinos bundesweit gestreamt, die Reichweite von Events deutlich vergrößert und das Erlebnis trotzdem real gehalten. Wer meint, dass das nicht klappt, sollte sich mal Public-Viewing im Fussball ansehen...

Wendig frisst groß!
Viele kleinere Eventveranstalter konnten sich durch hybride Veranstaltungen erst groß positionieren. Schon mit kleinen realen Angeboten und einem großen Auftritt im virtuellen Raum wird für Besucher im Internet eine Veranstaltung präsentiert, die sich in keiner Art vor übergroßen Rivalen verstecken muss. Hier wendig und agil zu sein bringt jedenfalls deutlich mehr Nutzen als die Größe 'alter' Anbieter am Markt.


Ist der digitale Teil billig zu machen? Nein, auf das braucht man sich nicht einstellen. Rein virtuelle Events sind zwar günstig(er) zu machen, in Verbindung mit realen Elementen wird der Aufwand jedoch schnell größer, insbesondere auch in Schulung, Abwicklung und Betreuung. Durch Möglichkeiten des Einsparens realer Notwendigkeiten und neue Reichweiten an Teilnehmern und Sponsoren wird der digitale Teil aber rasch zum Bringer im Bereich des Deckungsbeitrags - schnellerer Break-Even und hohe Margen machen sich für das gesamte Event rasch bemerkbar. Ohne entsprechende Angebote an Referenten und Besucher und Investitionen in die Veranstaltung geht es aber auch online nicht.

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#virtuell #hybrid #Events #Veranstaltungen #Konferenzen



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