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Business  07.09.2020

Events, Konferenzen und Seminare: online oder hybrid?

Corona macht Veranstaltungen aller Art mit Menschen schwieriger - selbst, wenn sie erlaubt sind, ist eine längerfristige Planung nicht machbar. Die Alternative zu Präsenzveranstaltungen ist das Internet - oder eine hybride Veranstaltungsform.

Präsenzveranstaltungen wie Weiterbildungen, Tagungen, Kurse, Messen und sonstige Events sind aktuell rar. Das wird auch noch eine Zeit so bleiben, denn Planung über einige Wochen hinweg sind praktisch unmöglich und dementsprechend wirtschaftlich riskant. Da man Events besser nicht absagt oder verschiebt, sondern auch während der Pandemie ein Statement setzt, stellt sich immer häufiger die Frage der Alternativen. Und statt ins Risiko zu gehen eine Variante wie die Online-Veranstaltung zu planen, ist hier das interessanteste Mittel in diesen Tagen. Doch es gibt noch ein Werkzeug, das man betrachten sollte und das wir uns heute hier ansehen: Die Hybrid-Veranstaltung.

Hybrid bedeutet, dass man mit Präsenz und gleichzeitig mit Online-Publikum arbeitet. Man hat einen Teil ortlich versammelt und den anderen Teil im Internet. Wo man die Grenze zieht, ist dabei eher willkürlich (oder anders ausgedrückt: flexibel). Der notwendige Rahmen ist nämlich ohnehin gegeben, sowohl die 'alte' Umgebung für die Präsenzveranstaltung ist bekannt und vermutlich schon erprobt. Die neue Umgebung (das Internet) muss ohnehin vorgesehen werden, das ändert sich auch hybrid nicht. Und nun sucht man sich die Rosinen aus und kombiniert das Beste aus beiden Welten.

Der Internet-Zweig liefert...

  • Mehr Reichweite (Quantität, regionale und zeitliche Nutzung)
  • Sicherheit (Homework-Nutzung, kontaktlos nutzbar)
  • Interaktivität (leichter Kontakt, Polls, Foren, Chat, Video/Audio)
  • auch abseits von 'live' machbar (Aufzeichnungen, ...) - zeitliches Bündeln von Inhalten
  • Neue Inhaltsformen, neue Sponsoringvarianten
  • Kosteneffizienz!



Präsenz steuert bei...

  • Echte Kontakte mit Menschen
  • Direkteres Feedback bei Vorträgen
  • Live-Elemente, die es nur vor Ort gibt
  • Gruppendynamik
  • Exklusivität
  • Incentivierung durch Location, Catering, ...


Es gibt also hier wie dort Vorteile, die es zu nutzen gilt. Optimalerweise ergibt 1+1 dann 3 und man schafft mehr als früher durch das Hinzuziehen eines weiteren Ausspielungskanals, den man auch nach Corona noch vorteilhaft integrieren kann. Jede Veranstaltung ist anders, aber ganz grundsätzlich haben sich verschiedenste Varianten bei uns im Verlag, wo wir viele Events per Streaming und Aufzeichnung technisch und kreativ begleiten, als besonders nutzbringend herausgestellt.

So ist die Podiumsdiskussion einfach und sinnvoll als Hybridveranstaltung umsetzbar. Die Veranstaltungsform (Gleiches gilt natürlich auch für Einzel-Vorträge analog) kann mit einer oder zwei Kameras für die Bühne und guter Audio-Technik für alle Sprecher leicht festgehalten werden. Das Ergebnis als Stream ins Internet liefert ein gutes Ergebnis für die Besucher, die via zB. Youtube-Livestream, Zoom/Meet-Konferenz etc. zugeschalten sind. Je nach Plattform haben die auch einen Rückkanal, der entweder per Audio live oder per Chat über einen Stellvertreter im Raum eine Kommunikation zurück erhalten können. Selbst Redner lassen sich so in den Raum schalten, die Diskussion leidet durch die grundsätzliche Präsenz der Teilnehmer ansonsten überhaupt nicht.

Als reiner Stream in eine Richtung kann man solche Diskussionen und Vorträge auch aufzeichnen, damit fällt das Live-Feeling ein wenig zurück, es ergeben sich aber neue qualitätssteigernde Möglichkeiten im Schnitt. Und man kann den Inhalt konsumieren, wann immer man möchte. Das hat kommunikativ Vor- und Nachteile, so ist ein Live-Element mit Anwesenheitszwang durchaus wahrgenommen von höherer Jetzt-Bedeutung beim Publikum, die Teilnehmer schieben ein immer abrufbares Video gerne auf die längere Bank. Die Mischung aus einem Live-Stream mit einer gekürzten Onlinefassung für später erzeugt aber nur wenig Mehraufwand, der sich insgesamt wieder lohnen kann.

'Hybrid' kann man aber auch noch weiter fassen, so könnte man den Raum der Veranstaltung durchaus auch für Publikum vor Ort nutzen. Die Teilnehmer werden in der Anzahl eher nicht so großzügig bemessen sein wie vor und nach der Pandemie, mit Corona-Abstand sind aber immerhin einige Zuseher möglich. Mit 'echtem' Publikum tun sich viele Vortragende einfacher und auch im Livestream ist durch Publikum mehr Atmosphäre im Auditorium zu erzeugen. Auch bei den Online-Teilnehmern stellt sich dann mehr Gruppendynamik ein, wenn Besucher auch zu sehen sind. Und das Anstacheln von Interaktion durch Eisbrecher im Raum ist gerne genutzt - das Feld der Teilnehmer auch zielgerichtet und streng auszuwählen, ist daher ratsam. Auch hinsichtlich dem Marketing, denn eine erzwungene Anmeldung mit Auswahl und Verteilung auf die möglichen Teilnahmevarianten hilft später, Besucher in den Stream bekommen zu können.

Pro-Tipp: Veranstaltungsmarketing

Ob interne oder externe Veranstaltung: Durch die 'anonymere' Präsenz im Internet ist der Druck zur rechtzeitigen und aktiven Teilnahme geringer. Um so mehr wird es wichtig, das Marketing für das Event zu verstärken. Glücklicherweise ist es online einfacher, Kontaktdaten zu erheben und potentielle bzw. erwünschte Teilnehmer auch anzusprechen und zu binden. Newsletter vorab, die ein Event ankündigen und kurz vorher auch noch erinnern helfen, die Teilnehmerzahl zu steigern. Und besonders wichtige Teilnehmer kann man online noch stärker einbinden, etwa durch Beiträge und Statements, die man schon vorher einholen und verwerten kann - gute Namen und Inhalte sind dann schon herzeigbar, die Stifter dieser Dinge dann auch aus Neugier eher beim Event dabei. Mit etwas Kreativität bekommt ein Event hybrid also neuen und zusätzlichen Schwung!



Selten ist eine Veranstaltung und Konferenz auf den Vortrag beschränkt, oft gibt es auch rundum noch Agenda. Die Messe vor dem Tagungssaal, das Cross-Selling-Produkt rundum oder das Networking abseits des Rahmenprogramms darf nicht übersehen werden. Dazu bieten sich Kontaktmöglichkeiten als Alternative an, die man flexibel einsetzen kann: Ein Terminfinder online für den 'virtuellen Messestand' des Vortragenden, ein Download mit Kontakt-Registrierung dazu, ein Networking-Essen für Besucher im Nachgang oder ein Zoom-Meeting bzw. Forum für Fragerunden nach dem Vortrag sind Beispiele, die die klassischen Veranstaltungsformate ersetzen oder ergänzen können. Immer im Hintergrund ist auch, dass durch den Online-Zugang die Möglichkeit existiert, Kontaktdaten zu erheben und das Marketing künftig darüber zu speisen.



Reine Online-Events haben natürlich auch Vorteile, alleine schon bei den Kosten: Es reicht ein einfaches Studio-Setup für den Stream und Catering wie Konferenzflächen kann man sich etwa sparen. Preislich sind aber schon Hybrid-Events durchwegs interessant. Wir haben hier bei unseren eigenen Projekten bei Tripple viele Events mit 'Einmann-Team' begleitet, es braucht selten mehr Manpower für die Umsetzung. Ein Event mit Ton und/oder Bild zu begleiten kann dann schon für einige hundert bis wenige tausend Euro professionell erfolgen - die Einsparungen bei Bewirtung, Betreuung und Mieten vor Ort machen das mehr als wett. Es ist daher davon auszugehen, dass die Veranstaltungsform der Hybrid-Events auch nach Corona bestehen bleiben wird, denn sie macht selbst in Normalzeiten wirtschaftlich Sinn: Für das Marketing sowieso, für mehr geografische und zeitliche Reichweite einer Veranstaltung auch. Sich jetzt darauf einzustellen ist eine Investition in die Zukunft und das Absichern des Geschäfts während der Epidemie gleichzeitig.

Pro-Tipp: Location

Hybrid-Events kann man grundsätzlich mit weniger Fläche umsetzen, daher kommt häufiger eine Inhouse-Produktion in Frage. Allerdings sind Störungen durch Tagesarbeit und die Notwendigkeit eines zuverlässigen und schnellen Internetzugangs oft Gründe, auch ein Hybrid-Event außer Haus durchzuführen. Durch die geringe Auftragslage bei den passenden Locations ist das auch eine lukrative Angelegenheit, günstige Pakete gibt es zuhauf. Neben den üblichen Seminar-Locations und -Hotels sind beispielsweise auch Coworking-Spaces in der Lage, solche Events räumlich zu hosten. Eine Veranstaltung bekommt durch die Location zusätzliche Attraktivität, das kann man jetzt gerade besonders wirtschaftlich ausnutzen.

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#Veranstaltung #Corona #Konferenz #Tagung #Online #Internet #Streaming #Vortrag #Seminar #Schulung



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