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News  12.11.2014 (Archiv)

Papierloses Büro bleibt Utopie

Im digitalen Zeitalter steht der Verzicht auf Papier aus ökologischen Gründen mehr denn je im Vordergrund. Doch sowohl für Privathaushalte als auch für Unternehmen erweist es sich als schwierig bis unmöglich, dieses Vorhaben auch in die Tat umzusetzen.


Papier wird auch in Zukunft unverzichtbar sein.
Papier wird auch in Zukunft unverzichtbar sein.

Pixabay.com ˆjarmoluk (CC0 1.0)

In der Theorie klingt es zwar auch für Privathaushalte attraktiv, beispielsweise seine Rechnungen, Versicherungsverträge etc. zu digitalisieren, damit nichts mehr verloren gehen kann, aber in der Realität ist dazu niemand wirklich bereit. Aufwand und Ertrag stehen einfach in keinem angemessenen Verhältnis. Bei Unternehmen, die einen hohen Bedarf an Papier haben, sind zum Beispiel die Kosten für Tintenpatronen nicht zu unterschätzen, doch im Berufsleben erweist es sich als sehr schwer, vollständig auf Papier zu verzichten.

Papier ist sicherer als eine Onlinespeicherung

Auch wenn es natürlich theoretisch immer möglich ist, dass etwas verlorengeht, ist Papier dennoch sicherer als eine Sicherung auf dem Server. Dies gilt gerade in Zeiten, in denen gefühlt täglich über Hackerangriffe berichtet wird. So praktisch es im Einzelfall auch sein mag, auf Anbieter wie Dropbox zurückzugreifen, lässt die Frage offen, wie sicher die jeweiligen Daten denn tatsächlich sind. Hinzu kommt, dass zumindest das komplett papierlose Büro gar nicht möglich ist, weil beispielsweise alle Verträge selbstverständlich schriftlich zu fixieren sind. Eine Frage, die sich daher auch in Zukunft stellt, ist die, wo Kosten gespart werden können, um den finanziellen Aufwand für Gedrucktes so gering wie möglich zu halten. Eine Möglichkeit ist hierbei ein Vergleich der Kosten für Büromaterialien wie Drucker, Papier und Toner. Gerade bei den Tinten-Patronen oder Tonern existiert ein größeres Preisgefälle, was je nach Produktwahl auf lange Sicht unnötige Mehrkosten verursachen kann. In erster Linie bieten Onlineanbieter wie tonerpartner.ch ein umfangreiches Sortiment für einen entsprechenden Kostenvergleich an. Beispielsweise können hier Original- mit Rebuilt-Toner verglichen werden oder es wird genau betrachtet, wie kompatibel die einzelnen Drucker mit günstigeren Fremdanbieter-Tonern sind. Dies ermöglicht im Übrigen ein weiteres Sparpotenzial.

Eine starke Reduzierung des Papierverbrauchs ist ohne Weiteres möglich


Papier ist ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor
Papier ist ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor

Pixabay.comˆ DasWortgewand (CC0 1.0)

Inzwischen gibt es allerdings beachtenswerte Möglichkeiten, mit deren Hilfe der Verbrauch von Papier stark eingeschränkt werden kann. Ein Grund, warum sich viele Arbeiter und Angestellte nicht so gerne auf eine starke Reduzierung des Papierverbrauchs einlassen, ist ganz einfach der, dass Gedrucktes besser und schneller gelesen wird. Außerdem hat eine Untersuchung der englischen Wissenschaftler Abigail Sellen und Richard Harper ergeben, dass Papier die Kreativität fördert. Sie belegten, dass Kinder auf Papier besser lernen können und auch bei Erwachsenen hilft es, die Konzentration lange hoch zu halten. Und dennoch gibt es vielfältige Möglichkeiten, wie der Papierverbrauch eingeschränkt werden kann. Für viele besteht zwischen dem Thema Umweltschutz und einer Reduzierung des Papierverbrauchs vielleicht kein unmittelbarer Zusammenhang. Aber wer als Unternehmer an das Umweltbewusstsein seiner Mitarbeiter appelliert, kann am Ende richtig Geld sparen, wenn beispielsweise Seiten doppelt bedruckt werden oder nur dann etwas ausgedruckt wird, wenn es wirklich sein muss.

Vorteile des papierlosen Büros


Je weniger Papier verbraucht wird, umso besser ist es für die Umwelt
Je weniger Papier verbraucht wird, umso besser ist es für die Umwelt

Pixabay.com ˆHans (CC0 1.0)

Das komplett papierlose Büro wird es zwar vorerst nicht geben, dennoch gibt es inzwischen einige Unternehmen, die versuchen, dem Ideal des völligen Papierverzichts so nahe wie möglich zu kommen. Wer kaum noch etwas druckt, der reduziert seine Kosten ganz enorm, auch wenn mit einem weitgehenden Verzicht auf Papier an anderer Stelle neue Kosten entstehen, wie beispielsweise durch höhere Serverkosten, weil durch die Reduzierung des Papierverbrauchs mehr Daten digital gespeichert werden müssen. Wer so viele Daten wie möglich digital speichert, hat gegenüber seinen Konkurrenten einen Vorteil, was effizientes Arbeiten angeht.

Die Cloud als Alternative zum firmeneigenen Server.


Immer mehr Firmen nutzen Anbieter von Cloud-Diensten
Immer mehr Firmen nutzen Anbieter von Cloud-Diensten

Pixabay.com ˆskeeze (CC0 1.0)

Die angesprochene Erhöhung der digitalen Serverkapazitäten, die ein Umstieg auf einen weitgehenden Verzicht auf Papier zwangsweise mit sich bringt, muss nicht zwingend über den eigenen Server bewerkstelligt werden. Eine Alternative können Anbieter von Cloud-Speicherplatz sein. Dabei werden die Daten auf einem fremden Server gespeichert und es kann jederzeit auf sie zugegriffen werden. Aktuell ist ein Preiskampf, wie die Zeitung derstandard.at zeigt, zwischen den Anbietern zu beobachten, der dazu führen könnte, dass es sich für immer mehr Firmen lohnen könnte, Teile ihrer Daten auf fremden Servern zu speichern. Bei diesen Anbietern ist natürlich die Frage des Datenschutzes einer der wichtigsten Faktoren überhaupt. Gerade in Zeiten von Datenskandalen, wie zum Beispiel zuletzt, als in den USA die I-Cloud mehrerer Prominenter gehackt wurde und private Fotos an die Öffentlichkeit gelangten, hat die Frage nach der Sicherheit solcher Anbieter wieder aufgeworfen.

Lohnt sich für mich die Umstellung auf ein weitgehend papierloses Büro?

  • Die wichtigste Frage ist jene nach dem Papierverbrauch. Es sollte die Frage gestellt werden, wie viel Papier verbraucht wird und wie hoch das Einsparpotenzial ist.
  • Sind die Mitarbeiter zu einem weitgehenden Verzicht auf Papier bereit? Für viele Firmen ist die Motivation der Mitarbeiter der vielleicht wichtigste Faktor überhaupt, denn wenn die Mehrzahl der Mitarbeiter nicht dazu bereit ist, leidet die Arbeitsmoral und die Effizienz.
  • Gibt es Unternehmen derselben Branche, bei denen die Umstellung geglückt ist?
  • Sind alle rechtlichen Fragen erörtert worden? Gerade beim Datenschutz ist es wichtig, dass dies geklärt wird, damit keine Persönlichkeitsrechte verletzt werden.
  • Sind bereits Erfahrungen mit Anbietern von Cloud-Diensten vorhanden? Nur wenn dies der Fall sein sollte, empfiehlt es sich, den Versuch zu wagen, das weitgehend papierlose Büro auch in die Tat umzusetzen. Ansonsten ist es ratsam, zunächst einmal erste Erfahrungen mit einer externen Datencloud zu sammeln.


Es lässt sich abschließend nicht pauschal sagen, für welche Firmen es sich lohnt, Papier weitgehend zu verbannen, weil es viele Faktoren sind, die in dieser Frage berücksichtigt werden müssen. Festzuhalten ist, dass es das komplett papierlose Büro auch in Zukunft nicht geben wird und zwar allein schon aus rechtlichen Gründen. Darüber hinaus gibt es viele kreative Berufe, wie beispielsweise Journalisten, Grafiker oder auch Architekten, die niemals komplett auf Papier verzichten werden, da sie dies zu stark einschränken würde und es viel schwerer wäre, sich kreativ zu entfalten.

Ihre Meinung dazu? Schreiben Sie hier!

#Papier #Büro #Tinte


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